Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Aydınlatma Metni

A.  KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU İLE KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ HAKKINDA AYDINLATMA/BİLGİLENDİRME

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun amacı, kişisel verilerin işlenmesinde başta özel hayatın gizliliği olmak üzere, kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak ve kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülükleri ile uyacakları usul ve esasları düzenlemektir. Bu nedenle, işbu metin ile Kanun’dan doğan aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi amacıyla açıklanmakta ve "Kişisel Verilerin Korunması ve Kişisel Veri Paylaşım İzni" ziyaretçilerin bilgi ve incelemesine sunulmaktadır.

AUTOCARD ETKİN FİLO TEDARİK YÖNETİM ANONİM ŞİRKETİ, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (Kanun) ve ilgili mevzuat kapsamında Veri Sorumlusu sıfatıyla, kişisel verilerinizi aşağıda da ayrıntılı izah ettiğimiz çerçevede işleyebilecektir.

B.  KİŞİSEL VERİLERİN TOPLANMASI, İŞLENMESİ VE  İŞLEME AMAÇLARI

Kişisel verileriniz, AUTOCARD ETKİN FİLO TEDARİK YÖNETİM ANONİM ŞİRKETİ tarafından sunulan ürün ve hizmet ya da ticari faaliyete ilişkin olarak değişkenlik gösterebilmekle beraber, Şirketimiz tarafından en iyi şekilde ürün ve hizmetlerin sunulabilmesini teminen işlenebilmektedir.

1.  KİŞİSEL VERİLERİN TOPLANMASI

Şirketimizle paylaştığınız kişisel verileriniz, otomatik ya da otomatik olmayan yöntemlerle, ofisler, şubeler, çağrı merkezi, internet sitesi, sosyal medya mecraları, mobil uygulamalar ve benzeri vasıtalarla sözlü, yazılı ya da elektronik olarak toplanabilir.

Şirketimizin bina, tesis girişlerinde ve tesis içerisinde kamera ile izleme sistemi vasıtasıyla ziyaretçilerimizin görüntü kayıtları alınmaktadır. Şirketimiz, güvenlik kamerası ile izleme faaliyeti kapsamında; sunulan hizmetin kalitesini artırmak, güvenilirliğini sağlamak, şirketin, müşterilerin ve diğer kişilerin güvenliğini sağlamak ve müşterilerin aldıkları hizmete ilişkin menfaatlerini korumak gibi amaçlar taşımaktadır.

Şirketimiz tarafından yürütülen kamera ile izleme faaliyeti, Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun ve ilgili mevzuata uygun olarak sürdürülmektedir. Dijital ortamda kaydedilen ve muhafaza edilen kayıtlara yalnızca sınırlı sayıda Şirket çalışanının erişimi bulunmaktadır. Şirketimiz tarafından KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, kamera ile izleme faaliyeti sonucunda elde edilen kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması için gerekli teknik ve idari tedbirler alınmaktadır.

2.      KİŞİSELVERİLERİN İŞLENMESİ VE İŞLENME AMAÇLARI

Tarafınızca paylaşılan kişisel verileriniz;

a)      Şirketimiz tarafından sunulan ürün ve hizmetlerden sizleri ve/veya temsil ettiğiniz kurum ve kuruluşları faydalandırmak için, Şirketimizin ticari ve iş stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması, pazarlama faaliyetlerinin yapılması, iş geliştirme ve planlama faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi dahil ve fakat bunlarla sınırlı olmamak üzere gerekli çalışmaların yürütülmesi,

b)      Şirketimiz tarafından yürütülen iletişime yönelik idari operasyonların yürütülmesi,

c)      Şirketimizin kullanımda olan lokasyonların fiziksel güvenliğinin ve denetiminin sağlanması,

d)      İş ortağı/müşteri/tedarikçi (yetkili veya çalışanları) ilişkilerinin kurulması,

e)      İş ortaklarımız, tedarikçilerimiz veya sair üçüncü kişilerle birlikte sunulan ürün ve hizmetlere ilişkin sözleşme gereklerinin ve finansal mutabakatın sağlanması,

f)       Şirketimizin insan kaynakları politikalarının yürütülmesi,

g)      Hukuk işlerinin takibi,

h)      Şirketimizin çağrı merkezinin aranması veya internet sayfasının kullanılması ve/veya

i)        Şirketimizin düzenlediği eğitim, seminer veya organizasyonlara katılım sağlanması amacıyla işlenebilecektir.

j)        Kişisel verileriniz elektronik ve/veya fiziksel ortamlarda saklanacaktır. Şirketimiz tarafından temin edilen ve saklanan kişisel verilerinizin saklandıkları ortamlarda yetkisiz erişime maruz kalmamaları, manipülasyona uğramamaları, kaybolmamaları ve zarar görmemeleri amacıyla gereken iş süreçlerinin tasarımı ile teknik güvenlik altyapı geliştirmeleri uygulanmaktadır.

k)      Kişisel verileriniz, size bildirilen amaçlar ve kapsam dışında kullanılmamak kaydı ile gerekli tüm bilgi güvenliği tedbirleri de alınarak işlenecek ve yasal saklama süresince veya böyle bir süre öngörülmemişse işleme amacının gerekli kıldığı süre boyunca saklanacak ve işlenecektir. Bu süre sona erdiğinde, kişisel verileriniz silinme, yok edilme ya da anonimleştirme yöntemleri ile Şirketimizin veri akışlarından çıkarılacaktır.

C.      KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

a)      Şirket, Kanun'un 8. ve 9. maddelerinde sıralanan ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenmiş olan ilave düzenlemelere uygun olarak; kişisel verilerin aktarılması şartlarının bulunması durumunda kişisel verileri yurtiçinde veya yurtdışına aktarabilmektedir.

b)      Kişisel verilerin yurtiçinde üçüncü kişilere aktarımı, Kanun'un 5. ve 6. maddesinde yer alan veri işleme şartlarından en az birinin varlığı halinde ve veri işleme şartlarına ilişkin temel ilkelere uymak şartıyla kişisel verileriniz Şirket tarafından aktarılabilmektedir.

c)      Kişisel verilerin yurtdışında üçüncü kişilere aktarımı, Şirket ve ilgili ülkedeki veri sorumlusunun yeterli korumayı yazılı olarak taahhüt etmesi üzerine, Kişisel Verileri Kurul'un bu işleme izin vermesi ile Kanun'un 5. ve 6. maddesinde yer alan veri işleme şartlarından en az birinin varlığı halinde kişisel veriler yurtdışında üçüncü taraflara aktarılabilmektedir.

d)      Aktarımın yapılacağı ülkenin Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından ilan edilecek güvenli ülkelerden olmaması halinde, Şirket ve ilgili ülkedeki veri sorumlusunun yeterli korumayı yazılı olarak taahhüt etmesi üzerine, Kişisel Verileri Kurul'un bu işleme izin vermesi ile Kanun'un 5. ve 6. maddesinde yer alan veri işleme şartlarından (bakınız Politika 3. Başlık) en az birinin varlığı halinde kişisel veriler yurtdışında üçüncü taraflara aktarılabilmektedir.

e)      Kanunun genel ilkeleri ile 8. ve 9. maddelerinde yer alan veri işleme şartları dahilinde Şirket, aşağıdaki tabloda örneği düşünülmüş taraflara veri aktarımı gerçekleştirebilmektedir

D.     KİŞİSEL VERİLERİNİZİN İMHASI

İlgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kendi kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine kişisel verileri silebilir veya yok edebilir. Tarafımızca kullanılan silme veya yok etme teknikleri aşağıda sıralanmaktadır:

Fiziksel Olarak Yok Etme:

Kişisel veriler herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla da işlenebilmektedir. Bu tür veriler silinirken/yok edilirken kişisel verinin sonradan kullanılamayacak biçimde fiziksel olarak yok edilmesi sistemi uygulanmaktadır.

Yazılımdan Güvenli Olarak Silme

Tamamen veya kısmen otomatik olan yollarla işlenen ve dijital ortamlarda muhafaza edilen veriler silinirken/yok edilirken; bir daha kurtarılamayacak biçimde verinin ilgili yazılımdan silinmesine ilişkin yöntemler kullanılır.

Uzman Tarafından Güvenli Olarak Silme

ŞİRKET, bazı durumlarda kendisi adına kişisel verileri silmesi için bir uzman ile anlaşabilir. Bu durumda, kişisel veriler bu konuda uzman olan kişi tarafından bir daha kurtarılamayacak biçimde güvenli olarak silinir/yok edilir.

 Kişisel Verileri Anonim Hale Getirme Teknikleri

Kişisel verilerin anonimleştirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini ifade eder. ŞİRKET  hukuka uygun olarak işlenen kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebepler ortadan kalktığında kişisel verileri anonimleştirebilmektedir.

KVK Kanunu’nun 28. maddesine uygun olarak; anonim hale getirilmiş olan kişisel veriler araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenebilir. Bu tür işlemeler KVK Kanunu kapsamı dışında olup, kişisel veri sahibinin açık rızası aranmayacaktır. Anonim hale getirilerek işlenen kişisel veriler KVK Kanunu kapsamı dışında olacağından Politika’nın 2. Bölümünde düzenlenen haklar bu veriler için geçerli olmayacaktır. ŞİRKET, tarafından en çok kullanılan anonimleştirme teknikleri aşağıda sıralanmaktadır:

A-Maskeleme:

Veri maskeleme ile kişisel verinin temel belirleyici bilgisini veri seti içerisinden çıkartılarak kişisel verinin anonim hale getirilmesi yöntemidir.

B-Toplulaştırma:

Veri toplulaştırma yöntemi ile birçok veri toplulaştırılmakta ve kişisel veriler herhangi bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmektedir.

C-Veri Türetme

Veri türetme yöntemi ile kişisel verinin içeriğinden daha genel bir içerik oluşturulmakta ve kişisel verinin herhangi bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi sağlanmaktadır.

D-Veri Karma

Veri karma yöntemi ile kişisel veri seti içindeki değerlerinin karıştırılarak değerler ile kişiler arasındaki bağın kopartılması sağlanmaktadır.(Şirket Destek Aldığı İt Departmanından Konu Hakkında Ayrıntılı Bilgi Alabilmektedir)

E.      KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU UYARINCA VERİLERİN AÇIK RIZA OLMAKSIZIN İŞLENEBİLECEĞİ HALLER:

KVK Kanunu’nun 5. Maddesi uyarınca, aşağıdaki hallerde açık rızanız aranmaksızın aşağıda belirtilen kişisel verileriniz işlenebilir:

1.      Kanunlarda açıkça öngörülmesi.

2.      Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması.

3.      Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.

4.      Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.

5.      İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.

6.      Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.

7.      İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.

F.       KİŞİSEL VERİLERİNİZİN KORUNMASINA YÖNELİK HAKLARINIZ

Kişisel verilerinizin AUTOCARD ETKİN FİLO TEDARİK YÖNETİM ANONİM ŞİRKETİ’in veri sorumlusu sıfatıyla işlendiği ölçüde Kişisel Verileri Koruma Kanunu Md. 11 gereğince bu metnin en sonunda yer alan “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) Başvuru Formu” nu doldurup web ağ bağlantıları üzerinden, hizmet almış olduğunuz iş yeri adresine elden teslim ederek, noter kanalıyla göndererek, şahsınıza ait güvenli elektronik imza ile imzalanmış bir e-posta ile mail atarak yahut yine güvenli elektronik imza ile imzalanmış bir “Word veya PDF” uzantılı  dosyayı ………….... adresine e-posta yolu ile göndererek kişisel verilerinizin ilgili mevzuat uyarınca;

1)      İşlenip işlenmediğini öğrenme; işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme ve işlenme amacı ile bu amaca uygun olarak kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

2)      Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

3)      Eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,

4)      Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesine ve/veya kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesine ilişkin işlemlerin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

5)      Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

6)      Otomatik sistemler vasıtasıyla işlenmesi sonucu ortaya çıkabilecek aleyhte sonuçlara itiraz etme,

7)      Kanuna ve ilgili mevzuatına aykırı işlenmesi sebebiyle zarar uğranılması halinde zararın giderilmesini

tarafımızdan talep etme haklarınızın bulunduğunu bilgilerinize sunarız.

Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme hakkınızı, kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme hakkınızı;, kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme hakkınızı ya da yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme hakkınızı kullanmanız halinde ilgili bilgi tarafınıza, Talebinizin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde başvurularınız ücretsiz olarak açık ve anlaşılabilir bir şekilde yazılı olarak ya da elektronik ortamda, tarafınızca sağlanan iletişim bilgileri yoluyla bildirilecektir, ancak işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenecek tarifeye göre tarafınızdan ücret talep edilebilecektir.

Şirket, başvuruların değerlendirilmesi sırasında öncelikle talepte bulunan kişinin gerçek hak sahibi olup olmadığını tespit etmektedir. Bununla birlikte Şirket gerek gördüğü durumlarda talebin daha iyi anlaşılabilmesi için detaylı ve ek bilgi isteyebilmektedir.

Şirket tarafından veri sahibi başvurularına yanıtlar, yazılı olarak veya elektronik ortamda veri sahiplerine bildirilmektedir. Başvurunun reddedilmesi halinde ret nedenleri gerekçeli olarak veri sahibine açıklanacaktır.

Yukarıda belirtilen haklarınız ile ilgili olarak tarafımıza yazılı olarak başvurmanız halinde, talebinizin niteliğine göre en geç 30 (otuz) gün içerisinde ücretsiz olarak yanıt verilecektir. Başvurunuzu sitemizde bulunan başvuru formunu açık, anlaşır bir şekilde kimlik ve adres bilgilerini tespit edici belgeleri de ekleyerek, yazılı ve ıslak imzalı olarak elden, postayla ya da noter kanalıyla şirketimiz adresine ulaştırmanız gerekmektedir.